办公室「断捨离」 创建高效率工作间

办公室「断捨离」 创建高效率工作间 「示範单位」——Juliana(图)的办公桌被Sharon挑选为「示範单位」,经过1小时分类、挣扎、扔掉及收纳后,Juliana桌上只剩下约一成物件,她笑言有「重新入伙」的感觉。(苏智鑫摄)办公室「断捨离」 创建高效率工作间 关凯临(苏智鑫摄)办公室「断捨离」 创建高效率工作间 办公室「断捨离」 创建高效率工作间

Netflix人气节目《怦然心动的人生整理魔法》延续「断捨离」话题,收纳师近藤麻理惠示範家居收纳如何净化心灵。不过,都市人除了要整理自己的安乐窝外,也不可忽视朝夕相对的办公室。无纸化办公室概念已推出多年,但看看你眼前的办公桌,是否还有大量堆积如山的纸张?有形的杂物除了阻碍寻找有用资料,更会化成无形的工作压力。本地收纳师可以施展什幺魔法,建造一个令人「怦然心动」的工作空间?

来自日本的断捨离概念已有接近20年历史,断捨离三字令人直接联想到解脱的意思,但若把这个「减法」概念放在工作空间的话,却可以製造「加法」效果。「执屋的目标是节省位置,而整理办公桌的焦点就放在提升员工生产力及效率上。」香港上门收纳服务Home Therapy创办人林翠君(Sharon)说。

收纳第一步:从纸张入手

Sharon考获日本收纳检定协会认证收纳师后,于去年创办Home Therapy,为家庭及企业提供收纳服务。她开设讲座,为企业员工解释断捨离的概念,拆解无法「丢掉」的迷思及传授收纳技巧。「执屋看见最多的是衣服,办公室最多就是纸了。」她说。杂乱无章、囤积成山的纸张,既妨碍员工寻找有用资料,更营造狭窄的工作空间,形成无形工作压力,对工作成效百害而无一利。因此,她认为办公室收纳应由纸张入手,以建立无纸空间为目标。

Sharon刚为领展资产管理有限公司(下称「领展」)员工举办了两场收纳讲座。讲座过后,她借用领展高级市场策划及推广经理黄康怡(Juliana)的办公桌,即席示範收纳过程。Juliana的办公桌正是「全部都係纸」的最佳範例,Sharon笑称:「如果凌乱程度以10分为满分的话,Juliana都有7分。」她指出收纳有别于清洁,清洁目的是改善卫生环境,过程简单快捷;收纳则牵涉更多步骤及思考过程:「你要为办公桌面、抽屉、枱底等空间的所有东西分类,并依每个类别物件审视,思考它对你当下的工作有没有需要。」

专注当下 思考物件去留

收纳师并非像清洁姐姐那样动手清理桌面的物件,反而更像一个伙伴,与当事人一起讨论要留什幺、要扔掉什幺。「执屋会遇上很多有emotional attachment的物品,因此客户需要更多挣扎时间,而办公室大部分都是文件,因此最花时间的地方就是分类纸张的过程,我要跟当事人核实这些文件是否真的有用,他们需要留意文件的日期、内容,已另存电子档的,版本已过时的,对现在工作没用的都可以扔掉。」她认为大众的通病是过分在意「未来」,但断捨离就鼓励人只专注于「当下」的需要。 

二人把桌上的废纸、发黄报纸、杂誌刊物、零食、已拆开的即弃餐具及毛公仔吊饰等一一分类。Juliana坦言凌乱的办公桌会阻碍工作,尤其是寻找资料时,「这时又会重新再印新一份资料,虽然习惯了,但绝对是坏习惯」。她们合力把大部分的纸张及过期零食弃掉,然后收拾起一袋带回家的物品,再把剩余的物件重新收纳,约1小时过后,办公桌只余下约一成的物件。Juliana笑称好像「重新入伙」一样:「整理过程中觉得没有想像中如此需要这些物件,不过没有收纳师帮手,又真的未必会特意收拾。」

员工掌握窍门 自主弹性整理

领展将于本月底搬办公室,企业发展及策略总经理关凯临以此为契机,邀请Sharon举办收纳讲座。断捨离易于被简化为「扔东西」,他希望讲座让员工深入了解当中窍门,掌握一套专业的整理框架,然后应用于自己的办公桌上。「办公桌是同事的personal space,反映了他们的习惯及工作模式,每人都不一样。我不会因为员工的桌面乱就判断为效率低,桌面空无一物就是不勤力。」各种收纳法固然有参考价值,但他不希望员工建立一式一样的工作空间,以免弄巧反拙,影响生产力。因此,他没有直接聘请Sharon为公司提供收纳服务,而是让员工于讲座有所吸收后,自主弹性地整理自己的工作间。

■Home Therapy香港上门收纳服务

企业讲座:每次最低$15,000

企业讲座及收纳服务:$15,000至$80,000(因应办公室规模及纸量等多个因素而定,须先行报价)

文:黄嘉希编辑:王翠丽

电邮:feature@mingpao.com

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